Päivitetty 8.10.2024

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan Planius Oy:n asiakakkaiden ja markkinoinnin kohteena olevien yritysten ja yhtiöiden (potentiaalisten asiakkaiden) edustajien sekä kuluttaja-asiakkaiden henkilötietojen keräämisestä, käsittelystä, säilyttämisestä, siirtämisestä ja suojaamisesta sekä rekisteröidyn oikeuksista.

Me Planius Oy:llä sitoudumme noudattamaan henkilötietojen käsittelyssä kansallisia ja kansainvälisiä säännöksiä, muun muassa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Voimme muuttaa tietosuojaselostetta julkaisemalla päivitetyn version verkkosivuillamme. Verkkosivuston ja sen liitännäisten palvelujen jatkuva käyttö uuden version julkaisun jälkeen katsotaan muokattujen ehtojen hyväksynnäksi.

1. Rekisterinpitäjä

Planius Oy

Y-tunnus: 2915249-7

Lyhtytie 7, 00740 Helsinki Suomi

2. Rekisteristä vastaava henkilö

Miika Pitkälä

miika.pitkala@planius.fi

3. Rekisterin nimi

Planius Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri.

4. Mihin henkilötietoja käytetään?

Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakassuhteen hallinta ja tiettyjen lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen.

Tietoja käsitellään mm. palveluiden tuottamiseksi ja toimittamiseksi, laskutusta ja perintää varten, reklamaatioiden käsittelemiseksi, asiakastuen antamiseksi, asiakasviestinnässä ja asiakaspalvelun kehittämiseksi.

Markkinoinnin kohteena olevien henkilötietoja käsitellään mm. yrityksemme, samaan konserniin kuuluvien yritysten ja yhteistyökumppaneidemme palvelujen markkinoimisessa ja palvelujen kehittämisessä.

Henkilötietoja kerätään vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen rekisterinpitäjän käyttötarpeen täyttämiseksi.

5. Mitä henkilötietoja rekisteriin kerätään?

Asiakas- ja markkinointirekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

• henkilön nimi ja asema ja/tai titteli
• yhtiö / yritys / organisaatio ja y-tunnus
• yhteystiedot, kuten sähköposti, puhelinnumero ja osoite
• laskutustiedot
• suostumustiedot
• evästeiden avulla kerättävät tiedot
• profilointi- ja kiinnostustiedot
• asiakasviestintään liittyvät tiedot, mukaan lukien mahdolliset puheluiden taltioinnit
• tiedot tilatuista asiantuntijamateriaaleista
• yleisesti saatavilla olevat luokittelutiedot
• www-sivustojen osoitteet
• verkkoyhteyden IP-osoite tai muu tunniste
• sivustolle saapumiseen, sivustolla viipymiseen ja yksittäisten sivujen käyttöön liittyvät tiedot
• tunnukset / profiilit sosiaalisen median palveluissa
• sosiaalisten median käyttöön liittyvät tiedot
• markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot sekä suoramarkkinointiluvat- ja kiellot

Lisäksi rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:

• tiedot hankituista palveluista ja niiden muutoksista
• asiakaspalautteeseen liittyvät tiedot
• laskutukseen liittyvät tiedot
• muut asiakassuhteeseen ja palveluihin liittyvät tiedot

Asiakasrekisteri voi pitää sisällään myös asiakkaan antamia yksilöllisiä lisätietoja asiakassuhteesta riippuen.

6. Mistä lähteistä tietoja kerätään?

Asiakas- ja markkinointirekisteriin kerätään henkilötietoja pääasiassa rekisteröidyltä itseltään yhteydenottojen ja palveluiden käytön yhteydessä, mielipide- ja markkinatutkimuksista

Yritysten ja muiden organisaatioiden edustajien tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä ja rekistereistä, verkkosivuilta, sosiaalisen median kanavista, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

Planius Oy:n verkkosivustolla ja sosiaalisen median kanavissa kerätään kävijätietoa, jota voidaan yhdistää asiakas- ja markkinointirekisteriin tallennetuihin henkilötietoihin. Tietoja kerätään esimerkiksi Google Analyticsin ja Google Search Console Toolsin avulla.

Evästeistä ja niiden avulla kerättävistä tiedoista kerrotaan tarkemmin kohdassa

7. Evästeet.

Täyttäessään nettisivuillamme olevan yhteydenottolomakkeen tai luovuttamalla tiedot muuta kautta, henkilö antaa rekisterinpitäjälle suostumuksen antamiensa tietojen tallentamiseen ja käsittelyyn tässä tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla.

Planius Oy:n verkkosivuilla ja sosiaalisen median kanavissa kerätään kävijätietoja, jota voidaan yhdistää asiakasrekisteriin tallennettuihin henkilötietoihin. Tietoja kerätään esimerkiksi Googlen palveluiden avulla sekä sosiaalisen median palveluiden (mm. Instagram) avulla. Käytämme evästeisiin perustuvaa tietoa muun muassa uudelleenmarkkinoinnissa, jonka lisäksi keräämme kävijätietoja verkkosivuston analytiikkaa varten.

Keräämme tietoa verkkosivuilla vierailijoista kävijöistä. Nämä evästeisiin perustuvat tiedot voivat olla mm. sivustolla tehtyjä toimintoja, sivuvierailuita tai tietoa käyttäjän käyttämistä laitteista. Evästeet ovat käyttäjäkohtaisia, mutta käyttäjää ei voida tunnistaa näiden perusteella, ellei käyttäjä ole itse antanut lisätietoja esimerkiksi yhteydenottolomakkeen kautta. Käyttäjä voi itse vaikuttaa evästeiden käyttöön oman nettiselaimen asetusten kautta, esimerkiksi tyhjentämällä evästetiedot. Evästeisiin perustuvan viestinnän kieltäminen tapahtuu käyttäjän nettiselaimen asetusten kautta.

8. Millä perusteella henkilötietoja käsitellään?

Planius Oy:llä on tietosuojalain edellyttämä peruste henkilötietojen käsittelyyn kun;

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimus, jossa rekisteröidyn edustama yhtiö on osapuolena ja käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi.

Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn tiettyä tarkoitusta varten.

Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen suojaamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus ja vastustaa oikeutetun edun perusteella kerättyjen henkilötietojensa käsittelyä. Rekisteröidyn oikeuksista katso kohta 12 Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on?

9. Siirretäänkö tai luovutetaanko henkilötietoja?

Pääsääntöisesti markkinointi- ja asiakasrekisterin henkilötietoja käsittelevät Planius Oy:n henkilökunnan edustajat.

Planius Oy voi siirtää henkilötietoja yhteistyökumppaneilleen tai alihankkijoilleen, joiden kanssa on tehty toimeksiantosopimus ja jotka ovat sitoutuneet noudattamaan tätä rekisteriselostetta. Näissäkin henkilötietojen siirtotilanteissa Planius Oy pysyy henkilötietojen rekisterinpitäjänä, jonka lukuun kolmasosapuoli käsittelee henkilötietoja.

Tällaisia tahoja ovat esimerkiksi tietojen tallentamiseen tarkoitetut konesali- ja pilvipalvelut, käyttämiemme IT-järjestelmien toimittajat sekä kirjanpidon, myynnin ja markkinoinnin tueksi ostetut ulkoiset palvelut.

Planius Oy ei siirrä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Tietojen alikäsittelijän palvelintoiminta voi kuitenkin sijaita pysyvästi tai hetkellisesti EU/ETA-alueen ulkopuolella.

Tietoja voidaan luovuttaa sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi sekä lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä. Saatamme myös luovuttaa tietojasi, mikäli olemme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa.

10. Miten pitkään tietoja säilytetään?

Säilytämme henkilötietoja rekisterissä vain sen ajan, joka tarvitaan tässä selosteessa kuvattuihin käyttötarkoituksiin. Henkilötiedot poistetaan välittömästi, kun niiden säilyttämiselle ei ole perustetta mutta kuitenkin viimeistään 6 kk kuluessa tästä.

Asiakasyhtiöiden edustajien henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin tilattujen palveluiden tuottaminen, ja kirjanpitolaki tai muu lainsäädäntö sitä edellyttävät.

11. Miten tiedot suojataan?

Rekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot on suojattu asianmukaisesti. Henkilötiedot on suojattu ulkopuolisten käytöltä palomuurein, virustorjuntaohjelmin, henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin.

Henkilötietoja voidaan siirtää vain rajoitetusti ja sopimusten perusteella yhteistyökumppaneillemme ja alihankkijoillemme. Sopimuskumppaneidemme tulee sitoutua riittävän tietoturvan toteuttamiseen ja kaikilta osin henkilötietojen lainmukaiseen käsittelyyn.

Planius Oy huolehtii siitä, että henkilötietoja käsittelevät vain ne Planius Oy:n valtuuttamat henkilöt, joiden työnkuvaan se kuuluu. Henkilötietojen käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

12. Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on?

12.1. Oikeus kieltää suoramarkkinointi

Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus, milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat, Planius Oy:n käsittelemät henkilötietosi;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötietosi oikaisua sekä tietojesi täydentämistä;
• vaatia tietojesi poistamista

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.

Kaikkia edellä mainittuja rekisteröidyn oikeuksia koskevat vaatimukset tai kysymykset tulee osoittaa kohdassa 1 Rekisterinpitäjä ilmoitettuun yhteydenottosähköpostiin.

12.2. Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus) ja oikeus vaatia tiedon oikaisemista tai poistamista (oikeus tulla unohdetuksi)

Jokaisella on oikeus tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu.

Planius Oy poistaa, oikaisee tai täydentää käsittelyn kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.

12.3. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa aktiivisen käsittelyn rajoittamisesta esimerkiksi silloin, kun hän kiistää henkilötietojensa paikkaansa pitävyyden ja vaatii henkilötietojensa oikaisua tai poistoa. Tällöin kyseisiä henkilötietoja saa vain säilyttää, ei käsitellä muutoin. Käsittelyn rajoittaminen varmistetaan teknisin toimenpitein.

Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, Planius Oy ilmoittaa siitä rekisteröidylle.

12.5. Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Mikäli Planius Oy käsittelee henkilötietoja yleisen edun tai oikeutetun etunsa perusteella, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi rekisteröidyn oikeudet, tai käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi.

12.6. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kuin rekisteröity on itse antanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

12.7. Oikeus peruttaa suostumus

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Planius Oy:lle. 

12.8. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että Planius Oy ei ole käsitellyt henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön tai mukaisesti. Suomessa valvova viranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto (https://tietosuoja.fi/etusivu)

13. Oikeuksia koskevat pyynnöt

Edellä mainittuja oikeuksia koskevat pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti Planius Oy:lle osoitteeseen miika.pitkala@planius.fi. Planius Oy voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

Planius Oy vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).